Elementos que compõem a montagem do evento:
Temática
Local
Audiência e convidados
Palco
Força, iluminação e som
Audiovisuais e efeitos especiais
Serviços de alimentação
Artistas
Pessoal
Hospitalidade
Cronograma da produção
Registro do evento
Contingência
Temática e formato do evento:
Determinar o tema
É diferencial
Os elementos devem ser formatados para encaixe
Elementos giram em torno do tema
Objetividade
Tudo em sintonia
Escolha do local
Decisão que determinará muitos elementos da montagem
Fatores da escolha:
Combinar o local ao tema
Tamanho ao porte
Configuração das linhas de visão e assuntos
Reputação
Disponibilidade
O que o local pode proporcionar
Transporte / estacionamento
Acesso de equipamentos, pessoal, VIP` S, pessoas com necessidades especiais
Toaletes
Energia elétrica
Comunicação
Clima
Saídas de emergência
Alguns locais já possuem infra-estrutura
Outros precisam de inspeção
Fazer testes prévios
Encontros com os gerentes de local antes de assumir qualquer compromisso
Verificar mapas, fotos, instalações
Internet como mecanismo de busca/ verificar informações/ limitação
Ponto negativo : locais incomuns
Audiência e convidados
Posição das entradas e saídas
– ponto de vista do convidado
– área de avisos, indicações, acolhida, saudação
– Cuidado com fluxo do tráfego
Horários de chegada
Assentos e linhas de visão
– tipo de assento
– Tamanho da platéia
-Disposição e largura dos corredores
-Linhas de visão para artistas, caixas de som ou painéis audiovisuais
– Acesso aos portadores de necessidades especiais
Instalações
– Instalações do tipo de evento
– Eventos corporativos: Hospitalidade e serviços buffet
– Festivais: instalações relacionadas ao entretenimento
O palco
Área geral de cena
Requerem um mapa: planta do palco
– Com indicações de refletores, entradas, saídas e tomadas de luz
– evitar surpresas
– Adequação ao profissional: plantas diferentes
-Tipos: baixa, elevação frontal e lateral – visão ao nível do piso, frontal e lateral.
– Auxiliam no estabelecimento das linhas de visão da audiência – visão da área do palco e dos artistas
Mestre de cerimônias
Segurança
– construção por empresa especializada8
Segurança – Fatores importantes
– Palco construído por empresa especializada
– Pontos de acesso claros e iluminados
– Escadas devem ser claramente marcadas
– Equipamentos fora do caminho e bem marcados
– Luzes brancas de trabalho
– Fios elétricos isolados
– Kit primeiros socorros
– Funcionários identificados
– Lista de contatos mais importantes
Área de bastidores: destinada ao pessoal, depósito de equipamentos, comunicação interna, alimentação
Energia elétrica
Parte indispensável
Questões importantes
– Tipo de energia – monofásica ou trifásica
– Quantidade de energia necessária
– Luzes de emergência
– Posição e número de tomadas
– Fiação atual do local
– Voltagem/ amperagem do equipamento
– Fatores de segurança – cobertura da fiação
– Normas locais e estaduais referentes à energia
Luzes
Parte integrante do formato do evento
Diz respeito:
-Sinais luminosos: saídas e toaletes
– Identificação do local
– Segurança
– Propaganda de patrocinadores
Formato – questões a serem consideradas
– Combinar com temática
– Gerador reserva
– Requisitos da energia
– Causará interferência nos campos magnéticos de outros sistemas
– Operador de iluminação
– Efeitos necessários
– Espaço para montá-la
– Auxílio na segurança
Cores
Direção que devem apontar
Tipos de luzes – canhões, refletores
Som
Usado para comunicação (intervenções ou intercomunicações)
Monitoria do som
Transmitir para outros locais através da mídia
Tipo de equipamento precisa ser projetado de acordo com:
– O tipo de som a ser amplificado
– O tamanho e a composição da platéia
– Acústica da sala
– Tema do evento
Tamanho, tipo e localização das caixas fazem diferença
Sistema de som – cronograma
–Chegada, acomodação e instalação
-Sintonia do sistema de som
-Passagem técnica do som com audiovisuais e efeitos especiais
– Verificação do som com os artistas em ordem inversa à da apresentação evento
Volume pode acarretar problemas
-interrupção automática do volume
Exigências – Eventos maiores
– Microfones
– Suporte
– Fiação
– Mesa de mixagem com ajustes de qualidade e nível do som dos microfones
– Amplificador
– Caixas de som: vários tamanhos, vibrações
– Engenheiro ou técnico – cuida da qualidade do som ouvido pela platéia
– Equipamento reserva
Outros componentes maiores
– Caixas de retorno
– Mesa de mixagem de retorno
– Engenheiro de retorno – checa a qualidade do som que passa pelas caixas de retorno
Outros aspectos
-Posicionamento dos microfones: evitar a microfonia
– Realização de testes 1,2,3…
– Passagem de som antes do evento
Audiovisuais e efeitos especias
Filmes, vídeos, slides e efeitos visuais
Pessoa especializado e familiarizado
Estabelecer relações em todas as áreas especializadas
–Requisitos para o uso
– Adequação aos eventos
– Orçamento
– Capacidade de realização: equipamentos, software, experiência do produtor e programador audiovisuais
Objetivo
Ampliar a percepção dos espectadores
Aumentar seu grau de expectativa
Atrair a atenção, manter o interesse e gerar o entusiasmo
Resultado: passar a mensagem do evento
Serviços de Buffet
Podem ser parte fundamental da montagem, depende da natureza do tema e do evento.
Fatores de controle de qualidade
adequação e enriquecimento do tema do evento
Escolha e formato do cardápio
Qualidade de pessoal
Aparelhagem
Limpeza
Adequação cultural
Relação garçom-convidado
Custos
Garantias- perdas e quebras
Condições de pagamento
Adiamentos, depósitos
Gasto por pessoa
Lixo
manuseio deve ocorrer antes, durante e depois do evento
De acordo com as normas sanitárias e questões ambientais
Artista
Escolha depende do formato do evento
Fatores a se considerar:
Contato
Requisitos da montagem
Disponibilidade para ensaio, atenção da mídia e atuação
Acompanhantes
Contratos e exigências legais
Pagamento
Pessoal
Parte fundamental
Pouco espaço para indecisões ou inexperiência
Uso de profissional – essencial
Voluntários
Profissionalismo é fundamental
Equipe selecionada conforme suas habilidades e tarefas necessárias
Uso do briefing – anterior ao evento, com informações ou atribuições que correspondem à responsabilidade da equipe
Folha de responsabilidade
Hospitalidade
O que os patrocinadores esperam que o gerenciamento do evento proporcione para eles e seus convidados?
Vantagem – benefício a longo prazo
Convites – 1ª impressão do evento
Chegada
Infra-estrutura de apoio
Brindes
Partida
Cronograma
Principal documento para montagem
Listas detalhadas de tarefas
Horas definidas para começar e terminar
Podem conter uma descrição dos componentes mais importantes do evento
Divididos em acomodação e desmontagem
Contingências
Levar em consideração o que pode sair errado.
´´e se“
Imprevistos
Preparar planos alternativos
Adequação aos planos globais de gerenciamento de risco e de emergência
Conclusão
– Todos os eventos compartilham de elementos comuns da
Montagem
Som
Iluminação
Alimentos
Artistas
Efeitos especiais
– Evento bem-sucedido
uso de todas essas ferramentas