Os primeiros eventos foram datados na antiguidade e desenvolveram-se durante as décadas, assumindo características que os fizeram se destacar nos meios econômicos, sociais, religiosos e políticos. De acordo com MATIAS (2007), os primeiros eventos registrados se deram nos Jogos Olímpicos na Era Antiga, datados por volta de 776 a. C. Nesses eventos, que possuíam caráter religioso, pessoas se deslocavam para a Grécia Antiga de quatro em quatro anos.
Após o declínio da civilização antiga, a Idade Média foi bastante significativa para o desenvolvimento desses eventos, sobretudo religiosos, que compreendiam os concílios e as apresentações teatrais, e os comerciais, em especial as feiras. Neste período, membros do clero se deslocavam para participar dos concílios que discutiam à doutrina e os dogmas da igreja. Com a revolução industrial, grandes mudanças aconteceram na sociedade e no desenvolvimento dos eventos. A partir desse momento, com a substituição do trabalho artesanal pelo uso das máquinas, surgiu a inspiração para os eventos científicos e técnicos (MATIAS, 2007).
No século XX, com todos os avanços tecnológicos, principalmente nos transportes, comunicação e comercialização de produtos, a realização de eventos foi impulsionada, levando assim, milhares de pessoas a atravessarem fronteiras em busca de grandes acontecimentos. Com isso, a infraestrutura das cidades foi fortalecida, consolidando o turismo e desenvolvendo os meios de hospedagem, a segurança e outros.
Hoje, em meio a uma sociedade com mais tempo livre, o entusiasmo de grupos comunitários e o surgimento de interesses individuais pelo seguimento, surgiram uma coleção de eventos sobre múltiplos temas e assuntos. Alem disso, empresas e governos apóiam e promovem eventos como parte de sua estratégia para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing do destino. (ALLEN e AL, 2008)
Por isso, pensar em eventos implica considerar a pluralidade de áreas que absorvem o setor e não diferente, a variedade de conceitos que a ele se
aplicam. Para organizar um evento, por exemplo, o profissional precisa ter conhecimento das várias áreas que o compõe, desde planejamento a noções de economia, administração, dinheiro, marketing e outros. De acordo com Matias (2207, p. 24) “A dificuldade de identificar e catalogar esses eventos é bastante grande porque não existe um único organismo que desenvolve esse tipo de atividade”.
Assim, o evento tem sido objeto de vários setores da sociedade, como instituições sociais, empresariais e organizações políticas, que o promovem com objetivos comerciais ou sociais. Neste ponto, Cesca (1997) contribui afirmando que no que se diz respeito às organizações, os eventos podem ser classificados como institucionais ou comerciais, “sendo eles de forma mais abrangente: folclóricos, cívicos, religiosos, políticos, sociais, artísticos, científicos, culturais, desportivos, técnico, etc.” (1997, p. 15). Sendo institucionais quando lidarem com a imagem de uma empresa, pessoa ou organização, e comercial ou mercadológica, quando objetivarem a promoção de um produto, local, entidade ou pessoa, visando fins mercadológicos. (BRITOS; FONTES, 2006)
De acordo com Zanella (2002, p.19) os eventos são apresentados em diversas modalidades, que irão variar de acordo com a sua natureza, o fator que motiva os objetivos, o nível dos participantes, a amplitude, área, local, etc. Dessa Forma, o autor classifica os eventos especificamente como: Comerciais, referindo-se a convenções, workshops, mostras, leilões, feiras, etc.; Culturais, em que aparecem os congressos, seminários, simpósios, conferências, cursos e palestras; Sociais, como as recepções, bailes, casamentos, formaturas e aniversários. Gastronômicos, em que estão os coquetéis, banquetes, festivais, etc.; E eventos artísticos, que compreendem os festivais, concertos, shows, etc.; Também aparecem na classificação do autor outras modalidades de eventos em mesma importância, como os eventos esportivos, políticos, históricos, religiosos, científicos e técnicos.
Por isso, para entender a dinamicidade e abrangência do setor, faz-se necessário o conhecimento e compreensão de como especialistas percebem o seu conceito. De acordo com o Zobaran (2008) o conceito é indispensável e o
principio de tudo, essencial para alcançarmos os objetivos propostos em um evento. É importante salientar, que por ser uma atividade dinâmica, o evento será qualificado de acordo com os cenários em que estiver (MATIAS, 2007).
Melo Neto (2007), por exemplo, diz que em seu sentido mais amplo podemos definir eventos como:
Qualquer iniciativa que reúne pessoas em torno de um objetivo comum- uma festa, uma reunião, um almoço, jantar ou um simples café da manhã com convidados, um banquete, uma visita. (MELO NETO, 2007, p. 51)
Os eventos têm por características encantar pessoas e produzir emoções únicas nos participantes, podendo significar integração e convívio, e contribuir para a criação de vinculo e relacionamento entre os convidados.
Uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa cientifica, etc. (ZANELLA, 2002, p. 2)
Giacaglia (2003) argumenta que o evento tem como característica propiciar uma grande ocasião ao encontro de pessoas, tendo uma finalidade específica, a qual constitui o “tema” principal do evento e justifica a sua realização.
Britos e Fortes (2006) argumentam do ponto de vista do marketing, que o evento precisa ser percebido como um produto criado para satisfazer a necessidade de um determinado público. Por isso, atribuem grande destaque ao profissional envolvido no seu gerenciamento, sendo elemento fundamental para a organização, direção e coordenação das tarefas, com objetivo de atingir os resultados projetados. Assim, as autoras consideram evento como:
Muito mais que um acontecimento de sucesso, festa, linguagem de comunicação, atividade de relações públicas ou mesmo estratégia de marketing, o evento é a soma de esforços e ações planejadas como objetivo de alcançar resultados definidos junto ao público-alvo. (BRITO; FONTES, 2006, p.20)
Canton (apud Brito e Fontes, 2006, p. 34) frisa que o profissional de eventos tem responsabilidade de planejar estrategicamente, desde a criatividade na construção da ideia e sua perspectiva sustentabilidade, até a realização de venda do produto.
Britos e Fontes (2006) ainda contribuem nesse sentido, afirmando que o evento pode difundir idéias, promover tendências, divulgar roteiros, reforçar marcas, apresentar um produto ou serviço. De acordo com Franco, o evento representa todo acontecimento ou fato, que ocorre dentro de um espaço ou tempo definidos. Este poderá ser usado na apresentação, construção ou recuperação de um publico selecionado (BAHL, org. 2003, p.72).
O evento também pode ser compreendido como um “veiculo de comunicação dirigida”, isto é, destinado a um público-alvo (Britos e Fontes, 2006, p.35). Representando assim um processo estratégico de venda comercial ou institucional, cuja comunicação é seu principal objetivo (BAHL, org, 2003, p.22). Não podendo este, ser considerado um instrumento menor no processo de comunicação, pois é uma estratégia eficiente em beneficio de empresas e organizações, seja ele com fins mercadológicos ou não (Britos e Fontes, 2006, p.34).
No panorama conceitual apresentado, é impossível perceber a importância do profissional de eventos para alcance dos objetivos propostos, principalmente com a gestão responsável das etapas. Esse profissional ganha então destaque nos conceitos, uma vez que depende dele a administração responsável do processo e sucesso do evento.
Segundo Matias (2007), a partir da experiência de vários especialistas da área, o evento vai significar:
Ação profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados; e também a realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo. (MATIAS, 2007, p.81)
Os eventos representam assim, uma ferramenta importante para se alcançar um determinado público e cada vez mais atraem setores da sociedade, sendo eles políticos sociais ou econômicos. Destaca-se o profissional envolvido, pois é indiscutível que, para as organizações alcançarem um bom desempenho e sucesso no seu evento, elas deverão buscar profissionalismo e conhecimento, somando-se a criatividade e novas competências no mercado (BAHL, 2003).
OS INÚMEROS BENEFÍCIOS DOS EVENTOS
Os eventos, fundamentais há muito tempo na sociedade, são capazes de desenvolver os setores que o complementam, como transporte hotelaria e alimentação. Além disso, são fortes geradores de empregos locais e promovem investimento para criação de instalações para recebê-los, como centros de eventos e exposições, que poderão ser utilizados posteriormente.
Seja para a economia, política ou cultura, os eventos também representam na atualidade uma forte estratégia de envolvimento e promoção de marcas e empresas. Em um mundo de competitividade acirrada e com um grande volume de mensagens em que as pessoas são expostas, o comum de propaganda perde lugar para estratégias de envolvimento mais eficazes, que buscam encantar, envolver e fidelizar clientes, além de internamente nas empresas, promover o relacionamento e motivação dos funcionários.
Por ser uma atividade criativa, adaptável e geradora de impactos econômicos, os eventos tem tomado cada vez mais espaço no planejamento estratégico nas organizações. Afinal, segundo Neto (200, p.13) “são os eventos que mobilizam a opinião pública, geram polêmica, criam fatos, tornam-se acontecimentos, despertam emoções nas pessoas e fazem do entretenimento a indústria do terceiro milênio”.
São inúmeros os benefícios gerados pelos eventos se bem organizados, visto que uma realização desastrosa poderá comprometer a imagem da instituição promotora, ou dos produtos e serviços apresentados. Giacaglia (2003, p.7) apresenta alguns dos benefícios gerados do ponto de vista empresarial, segundo a autora o evento poderá proporcionar o estreitamento
das relações com os clientes, possibilitando assim, a interação deles com todos os profissionais da empresa, será um facilitador para as vendas, gerando empatia entre as partes. Os eventos ainda poderão apresentar produtos e serviços da empresa para seu mercado-alvo, ampliando o seu leque de exposição e alcançando objetivamente boa parte do seu público-alvo. Outro beneficio apresentado na realização de eventos é a possibilidade de conquistar novos clientes, por meio da venda a curto, médio e longos prazos, além da geração de um mailing de prospecção para a equipe de vendas. Segundo Giacaglia (2003) uma empresa que possui um mailing de vendas limitado e deseja expandi-lo rapidamente, sem necessidade de recorrer a uma equipe de telemarketing ou à compra de banco de dados, poderá utilizar-se de um evento para tal fim. Com os eventos, a empresa poderá também coletar informações do mercado e dos concorrentes, uma vez que todos estarão no mesmo espaço. O mesmo pode ser aplicado no âmbito dos clientes, pois ele poderá analisar os produtos apresentados por diversas empresas, avaliando preço e qualidade, assim como de outros aspectos, como a qualidade dos materiais promocionais e o atendimento da equipe de vendas. Outro benefício apontado na realização de eventos é o fato de ele transmitir informações aos revendedores e promover a atualização dos participantes, uma vez que muitos os procuram para se atualizar com relação a novas tendências mercadológicas, sejam de tecnologia ou comerciais.
O evento poderá também apresentar novos produtos e conquistar novos contatos comerciais, pois “empresas que buscam novas parceiras comerciais ou tecnológicas podem fazê-lo durante os eventos” (Giacaglia, 2003, p.9). Outro benefício fundamental dos eventos é o fato de os mesmos serem uma ferramenta de alavancagem institucional, pois em muitos momentos poderão superar a eficiência da propaganda, sendo menos dispendiosos que a venda pessoal e outras formas de comunicação.
Os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficazes do que a propaganda que, por muitos anos e até recentemente, dominou o mercado de comunicação e preferência das empresas na aplicação de seus recursos de comunicação. (GIACAGLIA, 2003, p.11)
De acordo com Britos e Fontes (2006, p.36), o evento poderá ainda “difundir idéias, promover tendências, divulgar roteiros, reforçar marcas, apresentar programas, disseminar pesquisas, enfatizando sempre a demanda seletiva”. Isto é, pó ser uma estratégia interativa, o evento possui inúmeras formas de se apresentar, atendendo sempre demanda da empresa, produto ou serviço, em direção ao público selecionado.
Apesar de destacarem especificações e discriminações, os autores concordam que os eventos são úteis para todos. E é justamente isso que faz deles uma atividade em crescimento em empresas de grade, médio e pequeno porte e para todas as áreas de negócio, seja de varejo, atacado, indústrias, comércio, serviços etc. (GIACAGLIA, 2003, p.10)
Assim, o público envolvido pelo evento, será despertado para a marca, produto, serviço e empresa promotora da ação. Este acontecimento, sendo memorável para o participante, poderá gerar fidelização instantânea e repercussão pública das sensações que ali vivenciaram.
OS EVENTOS EM NÚMEROS
O “primeiro Dimensionamento econômico da indústria de eventos no Brasil”, realizado em 2001 e 2002, e promovido pelo Forum Brasileiro dos Convention & Visitors Bureaux e i Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – Sebrae, mostrou que os números do setor são impressionantes. Essa pesquisa revelou que acontecem no país anualmente mais de 330 mil eventos envolvendo cerca de 79,9 milhões de participantes. Soma-se a estes dados, os gastos dos participantes a receita das locações e das empresas organizadoras, chegando a uma renda astronômica de R$ 37 bilhões por ano, representando 3,1% do PIB brasileiro. Outro ponto importante é o grande número de empregos criados pelo setor e também mencionados pela pesquisa, sendo mais de três milhões, entre empregos diretos, indiretos e terceirizados.
As empresas que lideram o ranking de geradores de eventos, segundo a pesquisa, são as com fins lucrativos, seguidas pelas associações profissionais, entidades de classe, órgãos públicos, entre outros, conforme gráficos abaixo:
IMAGEM EVENTOS 1
Essa evolução dos eventos com finalidade comercial, segundo Giacaglia (2003, p. 5), “ocorreu com mais intensidade a partir da disputa de mercado, marcada pela concorrência e pela crescente dependência das empresas com a opinião pública, obrigando-as a realizar eventos mais ligados a finalidade principal delas, que é a geração de lucro”. Assim, as organizações estão estrategicamente promovendo sua imagem, gerando conhecimento, envolvimento e fidelização do seu produto ou serviço cm clientes e colaboradores, e automaticamente produzindo receitas positivas para seus negócios.
Conforme analisado no primeiro capitulo deste trabalho, os eventos são classificados em diversas modalidades, dependendo da sua natureza, finalidade, amplitude ou local. Assim, seriam classificados como: Comerciais, sendo estes a exemplo convenções, workshops e feras; Culturais, sendo congressos, seminários, conferências, etc; Sociais, entre os quais os casamentos, bailes e coquetéis; Esportivos, entre eles as competições, excursões e premiações, etc; E as demais categorias, sendo eles os eventos ligados a Gastronomia, Política, História e Religião. Para essas categorias, O “Primeiro Dimensionamento econômico da indústria de eventos no Brasil” apontou os tipos de eventos realizados, destacando-se os congressos, seguidos das convenções, feiras comerciais, reuniões e eventos socioculturais, conforme gráfico abaixo:
IMAGEM EVENTOS 2
Em uma pesquisa recente realizada pela Expo Editora, divulgada pela Associação Brasileira de Eventos em 2013, denominada “Barômetro da Indústria de Eventos” mostrou que os resultados do setor são muito satisfatórios e os eventos continuam em ascensão. Os dados mostraram que a maioria das empresas de eventos a exemplo aumentou em 74,6% o seu investimento em 2012 e ainda confirmaram boas projeções para 2013. Segundo o “Barômetro”, a melhoria desses negócios é resultado das atividades do mercado corporativo (64,7%).
Estes resultados mencionados demonstram a impulsão dos eventos pelo setor corporativo, e revela a tendência das empresas a investirem na atividade como ferramenta de seu planejamento estratégico. Na análise encomendada pelo Instituto Alatur e o Meeting Professionals Internacional (MPI) em 2012, realizada pela empresa Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a negócios, demonstrou a tendência das organizações para a realização de eventos no mercado nacional.
As empresas entrevistadas declararam a expectativa de investir 12% a mais no ano seguinte para a realização de seus eventos, tanto para os funcionários e terceirizados, quanto para os clientes, consumidores e distribuidores. Revelou também que entre os eventos de maior crescimento nas empresas estão os eventos de relacionamento, eventos sustentáveis, virtuais e grandes eventos. Também demonstrou de forma qualitativa a busca das empresas pela qualidade de atendimento, novas tecnologias e aumento de freqüência de avaliação. Basicamente o que tem na visão dos responsáveis pelos eventos nas empresas é a direção dos eventos a públicos mais específicos, a interação com os participantes, uso maior de tecnologia avançada e eventos mais dinâmicos.
A RESPONSABILIDADE DOS ORGANIZADORES
Atualmente os eventos assumiram grandes responsabilidades com relação às expectativas dos seus clientes, empresas e instituições governamentais. Por isso, faz-se necessário que sua organização seja tratada de forma responsável e profissional, já que a atuação do organizador ou da empresa organizadora é fator fundamental para o êxito do evento. Além disso, conforme analisado no capítulo anterior, devido ao crescimento considerável e promissor do setor, os bons números do mercado acirram a competitividade entre os profissionais de eventos e outros.
De acordo com Giacaglia (2003) o profissional precisa ser capaz de planejar e executar, com eficácia e em curto espaço de tempo, as várias e complexas tarefas essenciais dessa atividade, pois improvisações de última hora podem comprometer não apenas o evento como também a imagem da empresa envolvida, dos seus serviços e produtos. Assim, o profissional precisa
exercitar continuamente sua criatividade e inteligência, escolhendo métodos e estratégias disponíveis no mercado e adequadas àquele momento. Também precisa ter uma visão técnica de sua organização, além de uma equipe de apoio coesa e eficiente em suas funções (BRITOS E FONTES, 2006).
GIacaglia (2003) aponta algumas regras gerais para os organizadores de eventos, quer seja organizador ou empresa especializada contratada para a organização. A autora enumera alguns pontos importantes para que se faça reflexão para um desenvolvimento profissional da atividade. Assim, é preciso que o profissional goste muito de eventos, pois por ser uma organização complexa e envolver várias atividades simultâneas, exige dedicação completa em todos os momentos, inclusive em finais de semana. Outro ponto em questão, é que o profissional será muito cobrado, e praticamente nunca em qualquer evento, tudo dará 100% certo, e que por isso, não deve se frustrar, mantendo e objetividade no momento em que estiver enfrentando alguma dificuldade. O profissional também deverá demonstrar segurança, conhecimento e firmeza no que esta fazendo, mostrando-se ser não apenas um executor, mas também um planejador eficaz. O organizador também deve estar ciente de que ele é o maior responsável pelo evento e que por isso devera se portar como tal, preocupando-se com sua imagem profissional e marketing pessoal. Outro ponto colocado em questão é a importância de deixar a todos cientes de que os resultados dos eventos não se limitam ao visível e ponderável, mas que se encontram no médio e longo prazo.
Nas palavras de Britos e Fontes (2006), de maneira geral o profissional deverá:
(…) ser seguro, gerando confiança para o cliente e para s funcionários; disciplinado, respeitando prazos, verbas, reuniões; ter flexibilidade, aceitando sugestões, adequando propostas, alterando etapas de trabalho; ter raciocínio rápido, entendendo a capacidade, os anseios e expectativas dos clientes e funcionários; ter preparo físico, disposição e saúde; ser realista, percebendo os limites, as opções e usá-las sabiamente; ter paciência infinita, exercendo o auto controle e a serenidade.
Ainda segundo Britos e Fontes (2006) e estas características, rotineiras para alguns profissionais, somam-se às de atuação profissional, como planejamento, a organização de tarefas, a tomada de decisões e o controle, a fim de corrigir os desvios e atingir os objetivos pré-estabelecidos. Pois, nas mãos desse profissional organizador, o evento ganha características de uma pequena empresa, com sistema estrutural, funcional e de gerenciamento, justificando assim seu próprio planejamento, organização, direção e coordenação de tarefas. Assim, por toda complexidade, os eventos também devem ser planejados, organizados e tratados com seriedade em todas as suas fases (MATIAS 2007).
De acordo com Allen et AL (2008) o planejamento de forma mais simples deve ser entendido como o processo de se estabelecer o ponto em que uma organização se encontra no presente e para que ponto seria melhor que ela se dirigisse no futuro, com estratégias e táticas necessárias para atingir aquele ponto.assim, para que um evento alcance seus objetivos, é necessário traçar todas as ações profissionais necessárias para que se atinja o fim proposto.
A organização de um evento esta ligada ao seu planejamento: objetivo, público-alvo, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação, orçamento previsto. Para facilitar o trabalho recomenda-se a divisão do planejamento em três etapas: pré-evento, evento e o pós-evento. (BAHL, 2003, p.22)
De acordo com Britos e Fontes (2006) os eventos, por suas próprias características, são organizados de formas distintas, porém todos passam pelas mesmas fases essenciais de organização, cabendo ao profissional ajustá-la aos meios possíveis para sua realização.
Matias (2207) identifica a divisão de quatro fases no projeto de se planejar e por em prática o plano em um evento: a concepção, quando as informações são analisadas e as idéias são formatadas; o pré-evento, quando ocorre o planejamento e toda a preparação deste evento; o per ou transevento, quando há a realização do acontecimento; e o pós-evento, momento de avaliação e encerramento das atividades. Britos e Fontes (2007, p.203) argumentam que “a organização é a parte mais complexa do processo de
preparação e montagem de um evento”, pois exige que o profissional atue na coordenação e controle das etapas, a fim de garantir que todas sejam concluídas com êxito e em sinergia com os objetos fixados pelo evento.
CONCEPÇÃO
De acordo com a visão de Matias (2007), a “concepção” será o momento em que o organizador buscará informações através do levantamento de dados de eventos anteriores e de elementos necessários ao seu planejamento. Nesta fase é preciso que se levante o maior número possível de informações para formatar um evento. O profissional então deverá buscar o reconhecimento das necessidades do evento e seus objetivos específicos, estabelecendo diretrizes e listando os resultados desejados. Também é de sua responsabilidade nessa fase, coletar informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições que poderão participar do evento, tendo já consigo as estimativas de recursos econômicos e técnicos para a realização do evento.
PRÉ-EVENTO
A fase referente ao pré-evento é fundamental para o alcance dos objetivos, pois nela está envolvido o planejamento, que precisa ser detalhado pelo profissional visando alcançar todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. Para MATIAS (2007), nesta fase são definidas e realizadas atividades como: os “serviços iniciais, serviços de secretaria, detalhamento do projeto e outras” (MATIAS, 2007, P.116).
Para os serviços iniciais então indicadas as primeiras providências a serem tomadas após a decisão de se fazer um evento:
Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesses voltadas à execução do evento para oferecer patrocínio, subvenções, doações e outros; levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas, autoridades e outros; definição de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de serviços envolvidos nas fases do pré-evento, per ou transevento; abertura de conta bancária especial para o evento (receita e despesa) sobe a inteira
responsabilidade da empresa organizadora. (MATIAS 2007, p. 116)
Entre as atividades definidas como “serviço de secretaria” estão: a preparação, o envio e o controle da correspondência para entidades governamentais, empresas e pessoas que possam contribuir de alguma maneira para o evento; o orçamento e a confecção do material administrativo personalizado e necessário a execução do evento; a comunicação com os participantes, através de cartas informativas, circulares e outros. Também é necessário o recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões dos participantes e convidados, além da identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços especializados e necessários ao evento (MATIAS, 2007).
Outro serviço realizado na fase do pré-evento é o “detalhe do projeto”. Esta atividade é o passo inicial de construção do evento e definição do projeto, pois descreve de maneira simplificada o que se pretende alcançar. Nesta fase são realizadas atividades como a definição do perfil do evento, local, data, tema, meios de divulgação, recursos materiais, audiovisual, cronograma, check list, etc.
Nas palavras de Matias (2007) existem alguns itens principais que devem ser focados nesse projeto, definindo assim a estrutura organizacional do evento:
Definição do produto; escolha do local; definição da data; elaboração de temário e calendário; identificação e análise dos participantes; estratégia de comunicação e marketing; infra-estrutura de recursos áudios-visuais, materiais e serviços; serviço de transporte para participantes e convidados; hospedagem dos participantes e convidados; programação social, cultural e turística; agencia de viagens e turismo; recurso financeiro; cronograma básico. (MATIAS, 2007, p. 118)
Giacaglia (2003) indica alguns passos importantes para o planejamento de eventos com enfoque empresarial como: a definição dos objetivos do evento; o conhecimento e análise do orçamento disponível; as estratégias para o evento e apresentação de um plano, além da definição de tema, público-alvo,
local e data do evento; a definição do plano comercial e venda das cotas do evento; a reunião com os envolvidos e a contratação dos serviços de terceiros. Entre outros pontos colocados estão à elaboração do material promocional e a definição das atrações, além de itens específicos, como elaboração do programa e conteúdo de uma palestra. É fundamental nesse projeto também, a preparação do sistema de cadastro de visitantes, formulário de controle e questionários de avaliação.
Apesar de alguns passos de Giacaglia (2003) serem aplicados exclusivamente em eventos empresariais como congressos e palestras, “podem haver coincidências na realização de outros eventos” (GIACAGLIA, 2003, p. 67).
Para Britos e Fontes (2006) o processo de planejamento do evento envolve fases básicas que podem ser organizadas de maneira cronológica, sendo assim: “pesquisa de mercado, objetivos, definição de estratégias e elaboração do projeto do evento”. (BRITOS; FONTES, 2006, p.177)
Assim, com base no referencial apresentado, percebe-se que as etapas da organização do pré-evento são definidas de maneiras diferentes por alguns autores. A esta característica acrescenta-se a forma como o profissional irá desenvolver cada atividade d planejamento, conforme esclarecem Britos e Fontes (2006): “os eventos, por suas próprias características são organizados de maneiras diferentes, mas passam pelas mesmas fases básicas de organização”. (BRITO; FONTES, 2006, p.177)
3.3 TRANSEVENTO
Na fase determinada como “trasevento”, as atividades de planejamento do pré-evento serão direcionadas pelo organizador, sendo uma fase decisiva para o alcance dos objetivos. Segundo Matias (2007) nesta fase estão inseridos a coordenação executiva do evento, o controle financeiro, técnico-administrativo e social do evento. É também este momento que são executados os serviços de recepção, secretaria, infraestrutura interna e externa, etc., e todas estas atividades devem trabalhar em harmonia com os objetivos propostos com a realização do evento.
É o transcorrer das atividades, ou seja, a aplicação das determinações previstas no pré-evento, na qual todas as etapas do evento são acompanhadas mediante a aplicação do checklist por área (MATIAS 2007, p. 139)
Segundo Pugen e Nora (2013) é nesta etapa “que todas as áreas e profissionais devem realizar suas tarefas simultaneamente e em sincronia” (PUGEN; NORA, 2003, p.8). Por isso, é importante na fase de planejamento a escolha cuidadosa dos serviços terceirizados e dos colaboradores que irão atuar no evento. Allen et al. (2008) defendem que a formação do pessoal é a principal área de decisão estratégica para o gerente de eventos, dada a importância dos recursos humanos para a realização das atividades.
Em casos em que o evento necessite oferecer infraestrutura de apoio externo ao participante, todos os serviços, como hotéis e transporte, devem contribuir para a segurança, tranqüilidade e acessibilidade do participante. Conforme Matias (2007):
Dentro do apoio operacional, caso o porte do evento assim exija, deverá funcionar o apoio externo no aeroporto, no hotel, na programação social, cultural, turística e nos traslados (MATIAS, 2007, p.146)
Por isso, mais uma vez o profissional deverá escolher cuidadosamente as empresas que darão suporte nesta fase do evento, e orientar os recepcionistas designados que intermediarão as chegadas em rodoviárias, aeroportos e hotéis.
3.4 PÓS-EVENTO
O pós-evento pode ser entendido como o momento de confrontação de resultados esperados e obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento. Segundo Matias (2007) neste momento são realizados os serviços de secretaria, como o agradecimento aos que contribuíram e participaram do evento e preparação do relatório final. Também nesta fase os profissionais realizam os serviços de divulgação pós-evento, com a preparação das noticias e armazenagem de todo material publicado, alem da realização do balanço geral e d pagamento de todas as despesas.
O pós-evento também é uma fase de importância impar no desenvolvimento do evento, pois com a avaliação dos resultados verifica-se o alcance dos objetivos iniciais e a partir dessas informações novas diretrizes e estratégias serão estabelecidas para eventos futuros. Para levantamento dessas informações são necessários alguns instrumentos de controle, aplicados durante a organização do evento, como: formulários, check listo, relatórios das atividades, atas das reuniões, questionários de avaliação dos participantes e outros (Matias, 2007).
Para facilitar a avaliação dos resultados dos eventos procure dispor de formulários e questionários preparados para essa finalidade. Como alguns questionários de avaliação deverão ser preenchidos ainda durante o evento, seja pelos convidados, seja pelos funcionários da empresa, ou mesmo pelo próprio organizador e sua equipe, eles deverão estar prontos antes do seu inicio, fazendo parte, portanto, dos passos do planejamento (GIACAGLIA, 2003, p.182)
Britos e Fortes (2006) lembram que não é comum dar-se muita importância para essa fase, pois para muitos o término do evento significa a finalização de mais um trabalho, quando na realidade, nesse momento algumas atividades de vital importância precisam ser realizadas, como: o fechamento contábil, realizando os pagamentos pendentes; a avaliação técnica e financeira, analisando as principais fases do evento com cada responsável; a avaliação mercadológica, de forma a analisar a satisfação dos objetivos dos patrocinadores, parceiros e da própria empresa; e as providencias finais de expediente, como a elaboração de ofícios e cartas de agradecimento, entrega de certificados, envio de release aos meios de comunicação, a devolução de itens consignados e liquidação de pendências.
REFERÊNCIAS
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